Dokumente verwalten und managen

In der DMS Software DOCUframe® können alle Dokumentenarten (verschiedene Dateiformate, Bilder, Sprache, Abläufe, E-Mails etc.) abgelegt werden.

Diese lassen sich nach beliebigen Merkmalen wie Titel, Rechnungsnummer, Datum, Fax-, E-Mail Adresse oder festgelegten Suchkriterien verwalten. Ausserdem können Sie die Dokumente direkt den Stammdaten wie z.B. Kundeninformationen, Adressen, Artikel, Projekte etc. zuordnen. Dokumente werden nicht einfach in einem relativ unsicheren File-System abgelegt, sondern sind in der Datenbank gespeichert und intelligent mit Ihrer Business-Logic objektorientiert verknüpft.

Verschiedene Dateiformate, wie z.B. MS Office-Dateien, können aus DOCUframe® heraus in ihrem ursprünglichen Anwendungsformat aufgerufen und versionskontrolliert bearbeitet werden.

DOCUframe® arbeitet mit verknüpften Objekten, d.h. alle Dokumente werden nur einmal physikalisch in der Datenbank gespeichert; das hilft die IT Kosten zu reduzieren. Durch diese intelligente Verknüpfung wird auch sichergestellt, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter immer mit dem aktuellsten Stand arbeiten, da das Dokument eben nur einmal physikalisch in der Datenbank existiert.

Dokumente können unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Organisationsformen, an unterschiedliche Abteilungen weitergeleitet, ohne davon Kopien zu erstellen und parallel weiterverarbeitet werden.